Les locaux professionnels ne sont pas ouverts à n’importe qui. Cela n’a de secret pour personne. Les contrôles d’accès deviennent dès lors très indispensables. De même pour le contrôle des horaires de travaux effectués. Le déploiement de la biométrie comme diverses technologies a permis la collecte de plus d’information et la facilité de vérifications des entrées et sorties au sein de l’entreprise…
Pourquoi renforcer le contrôle d’accès dans ses locaux ?
Le contrôle d’accès est avant tout une nécessité. Les biométriques ou les autres outils tels que les cartes à données variables personnaliséesrenforcent la sécurité au sein d’un établissement. C’est pourquoi l’entrée des bâtiments en passe par les systèmes de contrôles. Les locaux qui font l’objet de restriction font alors usage de ces dispositifs. Les employés comme les visiteurs doivent tous autant s’accommoder aux dispositions de suivi des entrées et sorties.
Quelles sont les limites dans l’usage des contrôles d’accès ?
Une fois mis en place le système de gestion d’accès ne devrait pas être utilisé pour le contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux. Les dispositifs ne devront pas enchaîner une entrave de la part du personnel. Encore moins utiliser pour régenter durement dans l’entreprise, comme veiller en permanence le respect des horaires de travail. Les employés devront pouvoir exercer des vas et vient quand leur fonction l’exige, sans qu’un système ne vienne causer de traverse lorsqu’ils devront se servir de leur droit d’aller et venir.
Quelles personnes sont habilitées à connaitre la traçabilité des actions ?
Si beaucoup de logiciels permettent à présent le suivi des données circulant sur un réseau d’entreprise, et les personnes privilégiées peuvent en conséquence prendre connaissance de la traçabilité des actions effectuées par les travailleurs, il reste tout de même nécessaire de tempérer cette accessibilité. Seuls les membres habilités des services de gestion de personnel, de la paie ou encore de la sécurité devront aborder de telles informations. Dans cette pratique, ces personnes qui ont qualité disposent effectivement de l’approbation de l’employeur.
Qu’en est-il de la durée de conservation des données ?
Conformément à la loi régissant le contrôle des locaux et des horaires sur le lieu de travail, la durée de conversation des enregistrements des données relatives aux passages ne devra pas dépasser les 3 mois. Par ailleurs, les informations concernant les absences seront sauvegardées pendant 5 ans, idem pour les suivis des heures de travail. En compensation avec les données informatiques, les entreprises pourront également prévenir l’intrusion dans leurs locaux grâce à une carte d’adhérentstout en facilitant la surveillance.
Pourquoi certaines entités préfèrent une carte d’adhérents ?
La mise en place des systèmes biométriques requiert énormément de conformité. Avant d’installer quoi que ce soit, le responsable doit discuter avec les instances représentatives du personnel au sujet des finalités poursuivies, des destinataires des données, des droits d’accès et rectification. À cela beaucoup d’établissements préfèrent les cartes personnalisées. Les horaires et le temps de présence peuvent être géré au travers imprimés comme les cartes à données variables personnalisées, un cahier de pointage ou autres dispositifs non biométriques.
